هل تعتقد أن فترة 24 ساعة في اليوم هي مدة قليلة جداً لا تكفيك من أجل القيام وإتمام جميع مهامك وأعمالك؟ إذا كانت إجابتك بنعم، ربما يكون حان الوقت لتتوقف قليلاً وتتأمل وتفكر في أعمالك ومهامك اليومية التي تقوم بها وكيف تقوم بالعناية بالوقت, في هذه المقال سنتحدث عن أهمية تنظيم الوقت وطرق الوصول للنتيجة المرغوبة في تنظيم وقتك.
من العادي أن يكون لكل شخص من الأشخاص الكثير والكثير من المهام التي يجب عليه القيام بها كل يوم، ولكن هذا لا يمكن أن يستنزف طاقاتك ويعيق إنتاجيتك, المشكلة توجد في أنه عندما يصبح الأمر روتينياً ولا تتمكن من القيام بكل ما تحتاج إليه في كل يوم, لكن من المهم أن تعلم أنه وسط الكثير من الأعمال الموجودة، سواء مهنية أو شخصية, يمكن أن تنظم أمورك بالفعل بطريقة أفضل لكي تصل إلى نتيجة أكثر إنتاجية وتحقق كل ما خططت له, ولمساعدتك في ذلك على تقسيم الوقت، نقدم لك من خلال هذه المقالة بعض النصائح لكي تقوم بأحسن تنظيم ممكن للوقت فتعريف تنظيم الوقت يكمن في أن تكمل مهامك وأعمالك التي تريد القيام بها, ولا تهدف إدارة الوقت إلى إنجاز المهمات فحسب، بل أيضا ترتيبها حسب الأولوية، وتنفيذها وفقًا للأولوية في المقام الأول، ولذلك فإدارة الوقت مهمة أهمية بالغة نظرًا لأن الشخص يجد أمامه كمًا كبيرًا من المهمات في معظم الأحيان، فالعبرة هنا تقسيمها ووضعها في جدول زمني وليس السير بعشوائية, فعلى سبيل المثال إذا كانت إحدى مهماتك هي الحصول على وظيفة، فأنت تحتاج إلى الوقت اللازم لتقوم بتحديث سيرتك الذاتية والوقت اللازم لتبحث عن إعلانات الوظائف والشركات والاستعداد التام للمقابلات الشخصية، ويجب أن تخصص وقتًا لكل مهمة من تلك المهمات بما هو مناسب، فمثلًا إذا وجدت وقتًا قليلا فارغًا بين مهمتين كبيرتين، يمكنك إنجاز أحد المهام القصيرة مثل تحديث السيرة الذاتية, فما هي مهارات إدارة الوقت؟ وما هي مهارات التنظيم للوقت؟ وما هي عناصر تنظيم الوقت؟ نعرض مهارات إدارة الوقت من خلال النقاط التالية:-
التنظيم:- يجعلك التنظيم على دراية حسنة بالمهام اللازم إتمامها وتوقيتها، والتنظيم هنا يعني وجود مفكرة مقسمة إلى مواضيع أو تقويما به مواعيدك أو ترتيب الأوراق بحيث يكون الوصول إليها سهلا وغير ذلك مما تجده مناسبًا لنمط حياتك أو طبيعة مهامك.
الأولوية:- تقييم المهمات والمسئوليات وترتيبها في أولويات يعد مهارة ضرورية لنجاح تنظيم الوقت، فمثلًا يمكنك إنهاء المهام السريعة القصيرة في البداية ثم الانتقال إلى المهام الأطول، أو إنهاء المهمات البسيطة ثم الأعقد، أو المهام العاجلة قبل الآجلة، أو كما ترى الأفضل لك، فلا قواعد صارمة هنا، فالأمر مليء بالمرونة.
تحديد الهدف:- أولى خطوات الوصول إلى هدفك هو تحديده ثم معرفة الطريق إليه، ولن تستطيع تحقيق أي شيء بالنظر إلى قمة هرم أهدافك، فعليك تقسيم المهمات الكبيرة إلى مهمات أصغر ذات مدى زمني أقصر ومحدد لتبنيها معًا كقطع المكعبات حتى يكتمل الهدف من المهمة التي تحتاج إلى إنجازها.
التخطيط:- التخطيط ركن رئيسي من مهارات تنظيم الوقت، إذا إنه ضروري لرسم شكل يومك ومواعيد اجتماعاتك والتسوق وإصلاح السيارة ومتابعة مدرسة الأطفال وما إلى غير ذلك من المهمات التي لم ولا ولن تنتهي.
ما هى خطوات تنظيم الوقت
أهم مهارات تنظيم الوقت.. كيف تنظم وقتك في 8 خطوات فقط
كيف امنع نفسي من تضييع الوقت؟ تستطيع أن تضع خطوات محددة لتنظيم وقتك ونستعرض هذه الخطوات معا في هذه الفقرة:
وضع خطة وهدف محدد:- حاول أن تضع أهدافاً على المدى الطويل، المتوسط والقصير, وهكذا يمكنك وضع الخطة المفيدة للوصول إلى تلك الأهداف, ومن خلال تركيزك على فترات زمنية محددة سابقا للوصول إلى إتمام كل مهمة من المهمات, ومن المنتشر أيضا أن تضع أهدافاً قد تكون غير قابلة للتحقيق، فعندما تقوم بذلك، ربما تصاب بالتعب أو الإحباط من العمل فحاول تجنب هذا الأمر.
وضع قائمة بالمهمات والأعمال اليومية وترتيب الأولويات:- تقييم المهمات والمسئوليات وترتيبها في أولويات يعد مهارة ضرورية لنجاح تنظيم الوقت، فمثلًا يمكنك إنهاء المهام السريعة القصيرة في البداية ثم الانتقال إلى المهام الأطول، أو إنهاء المهمات البسيطة ثم الأعقد، أو المهام العاجلة قبل الآجلة، أو كما ترى الأفضل لك، فلا قواعد صارمة هنا، فالأمر مليء بالمرونة.
التركيز على مهمة واحدة في الوقت المحدد لها:- لن تستطيع أبداً أن تنظم مهماتك وأعمالك بالترتيب حسب الأهمية كما ذكرنا سابقا، إذا كنت ستقوم بكل شيء دفعة واحدة, ولهذا السبب، فيجب عليك أن تركّز على مهمة واحدة في الوقت المحدد لها، وتضع كل طاقاتك بها، وبهذا تلاحظ أنه ستتمكن من إتمام كل شيء في الوقت الذي وضعته مسبقاً وستتمكن من إنجاز مهمات أخرى بطريقة أفضل وأكثر تكاملاً.
تجنب الكسل:- التمديد في الأعمال يجعلك لا تركّز على المهمات والأعمال التي يجب عليك القيام بها, فإذا كان لديك وقت اليوم للبدء بعمل ما والذي يجب تسليمه بعد شهر، لمَ لا تبدأ به اليوم، وفيما بعد سيكون لديك الوقت أكثر لتقوم بأنشطة ومهام أخرى والاستعداد الجيد لبعض الأمور الغير المتوقعة التي قد تقابلك.
تنظيم مكان عملك أو معيشتك:- أن يكون لديك مناخ جيد ومنظم يساعدك كثيراً على إدارة وتنظيم وقتك، وهذا لأنك في مكان عام منظم، لن تضيع الوقت وأنت تبحث عن شيء ما أو أمر يجب القيام به.
لتأخذ بعض الاستراحات:- حتى مع وجود الكثير من الأعمال والمهام التي يجب عليك إتمامها، من المهم جداً أن تفهم أنك تحتاج أيضاً للوقت لترتاح, لكي تستطيع أن تستكمل عملك, ولهذا السبب يجب عليك إجراء استراحات قصيرة أثناء المهام وبين المهمات ولا يجب عليك أن تنسى أن تنام بشكل جيد في كل يوم.
تجنب الأمور التي من الممكن أن تشتت انتباهك:- هناك بعض مصادر التسلية التي قد تنتزع منك انتباهك، مثل التليفزيون، الأولاد، الأقارب، الأصدقاء، وحتى الحيوانات الأليفة التي يمكن أن تلهيك وتجعلك تتوقف عن ممارسة عملك الذي خططت له في يوم من الأيام, والإنترنت أيضاً يعتبر عامل يمكن أن يسبب ضياع الوقت بشكل كبير، إذاَ حاول أن تتجنب ترك حساباتك على وسائل التواصل نشطة طوال الوقت بينما تعمل أونلاين، وعندما تكون في المنزل، حاول أن تنبه جميع مَن معك في البيت أنك تعمل في الوقت الحالي، بهذا لا يقاطعك أي شخص أثناء تأدية عمل أو نشاط مهم.
تعلم أن تقول “لا”:- كونك شخصا لطيفا قد يفسد عليك تنظيم وقتك, فإذا كنت خططت للقيام بشيء ما, وأتى أحد معارفك, زميلك بالعمل, صديقك وطلب منك القيام بمهمة أخرى في نفس الوقت, وأنت تعلم أن هذه المهمة التي طلبها منك لا تشكل مهمة عاجلة, فتعلم أن تقول لا وحاول التركيز على مهمتك الأساسية.
– تنظيم الوقت للدراسة:-
مع الأخذ في الاعتبار الخطوات السابقة, ينبغي عليك أن تتبع النصائح التالية أيضا:-
تخصيص مكان مريح للدراسة
وضع جدول زمني للمذاكرة
شرح المادة لشخصٍ آخر لتثبيت المعلومات
إعادة صياغة الطالب للمادة بطريقته الخاصة
إعداد جدول دراسي والاحتفاظ به
الدراسة في المكان المناسب
– تنظيم الوقت للأطفال:-
يبنغي على الأم والأب مراعاة تنظيم الوقت في الأطفال منذ الصغر, ويجب أن يرى الطفل ذلك في أبويه, حتى يستطيع تطبيقه بشكل سليم, ويمكن تطبيق جدول تنظيم الوقت اليومي مع الأطفال من بداية تنظيم وقت الاستيقاظ من النوم, مرورا بوقت ثابت للفطور, من ثم وقت خاص بحل الواجبات المدرسية, ثم يأتي وقت الترفيه ومشاهدة التليفزيون أو اللعب على الموبايل, ويجب توفير وقت كافي لهواية الطفل كالرسم أو ممارسة رياضة ما, وبعد ذلك يأتي دور النوم مبكرا, كل هذا يساعد في تربية طفل يعلم قيمة الوقت جيدا ويستطيع أن يكون ناجح مستقبلا.
ما أهمية تنظيم الوقت في حياة الإنسان
ما نتائج تنظيم الوقت؟ إجابة هذا السؤال بسيطة للغاية, فهي عكس كل ما تشعر به وأنت مفتقد لتنظيم الوقت, فأنت الآن تشعر بالأرق والتعب وقلة الكفاءة وعجزك عن تحقيق هدفك وانعدام فرص التميز, تشعر بالضغط والتوتر والقل وانشغال البال, كما تشعر بقلة الإنتاج برغم بذلك الكثير من المجهود في اعتقادك.. فتتمثل أهمية الوقت في عكس كل ما سبق كالتالي:-
يساعد تنظيم الوقت في زيادة كفاءة المهام، مما يزيد من فرص التميز ويمنحك فرص أكبر لتحقيق هدفك سواء على المستوى العملي أو المستوى الشخصي،
زيادة الإنتاجية وكفاءة العمل من أهم الأهداف الرئيسية لتنظيم الوقت فعندما تدرك ما عليك فعله فإن ذلك سيقوم بتحفيز العقل على التركيز على إنهاء المهام بشكل أفضل لذا ستتمكن من إنجاز الكثير من المهمات في وقت أقل وبمجهود أقل.
يعمل تنظيم الوقت على تقليل التوتر والقلق، وزيادة صفاء الذهن وعدم الإنشغال بضرورة الإنتهاء من عدة مهام في وقت واحد.
ما هي معوقات إدارة الوقت
عدم وجود خطة أو هدف
التكاسل والتقاعس والتأجيل والتسويف
النسيان
عدم إكمال الأعمال والتقصير فيها
كثرة المشاغل التي تصرف الشخص عن متطلباته الشخصية.